숫자 약속보다 일의 목록을 먼저 봅니다
외부 업체에 온라인 운영을 맡길 때 견적서를 비교하다 보면 월 게시물 수나 검색 위치 같은 숫자에 눈이 가기 쉽습니다. 하지만 숫자는 비교하기 쉬울 뿐, 실제로 어떤 일이 이루어지는지는 알려 주지 않습니다. 같은 금액이라도 어떤 업체는 기획과 작성, 게시, 오류 수정까지 포함하고 어떤 업체는 원고 전달까지만 포함할 수 있습니다.
그래서 계약 전 비교표는 업무 항목을 세로로 놓고 업체별로 포함 여부를 표시하는 방식이 좋습니다. 이름이 비슷한 항목도 풀어서 적어야 합니다. 예를 들어 "콘텐츠 관리"라는 한 줄에는 주제 선정, 원고 작성, 사실 확인, 게시, 사후 수정이 모두 들어 있을 수도 있고 일부만 들어 있을 수도 있습니다.
우리 쪽 현황과 독자의 질문을 먼저 정리하기
업체에 전달할 자료가 없으면 제안서는 어느 곳에나 맞는 일반론이 됩니다. 의뢰하기 전에 현재 제공하는 서비스의 범위, 자주 받는 질문, 이미 운영 중인 채널을 내부에서 한 장으로 정리합니다. 실제로 제공하지 않는 서비스를 검색어가 좋다는 이유로 소개하도록 요청해서는 안 됩니다. 안내한 내용과 실제 응대가 달라지면 이용자의 신뢰만 잃게 됩니다.
또한 모든 글에 같은 장점과 같은 문장을 복사해 붙이는 방식은 독자의 선택에 도움이 되지 않습니다. 서비스마다 이용자가 궁금해하는 점이 다르므로, 페이지마다 다른 질문에 답하도록 기획해 달라는 요구를 계약 단계에서 분명히 하는 편이 좋습니다.
원고 검수 책임은 누가 지는지 적습니다
작성은 업체가, 사실 확인은 내부 담당자가 맡는 구조가 일반적입니다. 이때 누가 어느 단계에서 승인하는지, 승인 없이는 공개하지 않는다는 원칙이 있는지를 문서로 남깁니다. 특히 의료나 법률처럼 표현 기준이 있는 분야라면 광고 관련 절차를 공개 전에 거치도록 하고, 그 절차를 맡을 사람을 지정해야 합니다.
효과나 결과를 단정하는 문장, 실제로 존재하지 않는 후기, 이용 사례를 가장한 이야기는 처음부터 작성하지 않는다고 합의해 두면 수정 요청이 줄어듭니다. 이미지나 자료에 타인의 사례가 쓰인다면 권리와 동의를 확인하는 책임이 어디에 있는지도 함께 적어 둡니다.
계정과 원본의 소유 관계를 확인합니다
운영이 길어질수록 중요해지는 항목이 계정과 원본 자료입니다. 도메인, 홈페이지 관리자, 지도 서비스의 업체 정보, 블로그 계정이 누구 명의인지 확인하고, 계약이 끝났을 때 원고와 이미지 원본을 받을 수 있는지 문서로 정합니다. 외부 업체가 모든 계정을 독점하면 담당 업체를 바꾸거나 직접 운영하려 할 때 큰 부담이 됩니다.
담당자가 바뀌는 경우에 대비해 연락 창구와 접근 권한의 변경 절차도 정해 둡니다. 비밀번호를 일반 문서에 그대로 적어 공유하는 방식은 피하고, 조직이 쓰는 권한 관리 방법에 따라 전달하도록 합니다.
보고서에는 무엇이 들어가야 하는지 정합니다
월간 보고가 키워드 순위 표 하나로 끝나면 개선할 지점을 찾기 어렵습니다. 이용자가 어느 페이지에서 운영시간이나 위치를 확인하고 문의하는지, 제공하지 않는 서비스에 대한 연락이 왜 들어오는지, 오래된 정보가 여러 채널에 남아 있지는 않은지를 함께 보고하도록 요청합니다.
수정이 필요한 정보가 발견되었을 때 누가 몇 영업일 안에 고치는지, 외부 플랫폼 화면이 바뀌었을 때 대응은 누가 하는지도 정해 두면 좋습니다. 보고서의 형식과 제출 시기를 계약서에 적으면 서로 기대를 맞추기 쉽습니다.
계약 기간 중 업무 범위를 늘리거나 줄이고 싶을 때의 절차도 미리 정해 두면 좋습니다. 추가 작업의 단가와 승인 방식이 문서에 없으면 작은 요청마다 새 협의가 필요해져 운영 속도가 느려집니다.
확약 표현은 조건과 함께 읽습니다
특정 검색 위치나 문의 수를 정해진 기간에 확약하는 문구는 신중하게 검토해야 합니다. 검색 환경은 업체가 통제할 수 없는 요소의 영향을 받으므로, 약속이 있다면 어떤 조건에서 측정하고 달성하지 못했을 때 어떻게 처리하는지까지 확인해야 합니다.
결국 좋은 계약서는 일을 많이 약속하는 문서가 아니라, 누가 무엇을 언제까지 하고 어디까지 책임지는지가 읽히는 문서입니다. 서명 전에는 업무 범위, 검수 책임, 계정 권한, 보고 방식, 종료 후 자료 인계의 다섯 가지를 다시 대조해 보고, 불분명한 항목은 담당자와 서면으로 확인하시기 바랍니다.